Nachträgliche Nachweise vermeiden: Compliance-Planung gehört an den Projektstart

In einer seiner „Compliance Klaus"-Geschichten schildert Matthias Schulz eine vertraute Szene: Die Anlage läuft einwandfrei, der Projektleiter ist zufrieden – doch dann fragt der Kunde plötzlich nach dem Nachweis der Kurzschlussfestigkeit, oder danach, ob die aktuelle Fassung der EN 60204-1 eingehalten wurde, während die Konformitätserklärung noch die Fassung von 2006 nennt.

Sein Punkt: Solche nachträglichen Nachweis-Forderungen kommen fast immer zum ungünstigsten Zeitpunkt – sei es der Nachweis der Einhaltung von EN 60204-1, eine Auflistung der EMV-Maßnahmen, ein Cybersecurity-Konzept nach MVO Anhang III oder schlicht eine andere Normfassung als in der Konformitätserklärung angegeben.

Seine Empfehlung: nicht nacharbeiten, sondern vorausdenken. Bereits beim Projektstart sollte geklärt werden, welche gesetzlichen und normativen Anforderungen gelten und welche zusätzlichen Nachweise der Kunde in seinem Pflichtenheft überhaupt fordert – und die Dokumentation von Anfang an entsprechend mitplanen. Nicht, weil „Klaus" aus der Compliance-Abteilung es verlangt, sondern weil es teure nachträgliche „Feuerwehrübungen" erspart.